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如何編制測量管理體系文件



   1.編制質量目標

  體系文件的編寫首先應制定測量管理體系的質量目標。質量目標不僅要制定組織總的質量目標,還要在相關職能和層次上建立各自的質量目標,目標還應包括滿足要求的內容。通常相關職能的目標可以從測量管理體系策劃中所確定的過程目標作為相關部門的目標,建立質量目標系統,有利于對測量管理體系、過程進行全面考核,有利于促進體系運行的有效性。

  2.編制質量手冊

  質量手冊是規定企業測量管理體系的文件。由于2003版ISO10012標準的思路、結構已發生很大變化,它具體地提出了以過程基礎的測量管理模式,所以就是對已通過確認的企業也存在著要重新編制質量手冊的問題。不僅僅是要充實新內容,還要體現2003版的新思路、新管理方法,即要形成一個以過程管理為主導的體系,要改變建立體系的理念,不是孤立的要素而是過程、過程方法。要注重確定質量手冊的范圍,注重手冊和程序等其他文件的關系,注重過程之間的相互作用和職能的表述。要考慮結合本企業的特點和情況,確定質量手冊的結構和形式及其詳略程度,手冊的結構最好不要打破過程模式的結構,因為標準提出的過程模式是國際管理經驗的結晶,它具有科學性、實用性,適用于各種行業和組織。

  編制質量手冊應在計量管理部門統一組織領導下,由測量管理體系文件編寫組來進行,可以集中人員編制,但最好還是采取分工合作上下結合的形式,綜合性要求由計量管理部門編制,專項性要求由各相關部門編制,可以更好地聯系實際,有利于實施。

  編制體系文件,作為已獲證企業要完善、修改、補充體系文件,均應制定出詳細的實施計劃,確定文件名稱、編寫負責部門、編寫人、統稿人、審核人、編寫進度要求,完成初稿日期等,要有計劃,有進度,有檢查,一定要防止脫離實際的照抄照搬。編制體系文件的過程應把它看成是學習理解標準、培訓鍛煉隊伍的過程。要注意吃透兩頭,既要吃透標準,又要吃透實際,把這二者結合起來才能編制出一套實用的有效的體系文件。當然在編制體系文件時,始終要突出一個主題,標準要求建立一個以過程為主導的測量管理體系,時時要以此進行衡量和評價。

  3.編制或修改補充程序文件和測量作業文件及記錄

  ISO10012:2003標準規定,形成文件的程序只有幾個方面,但要十分注意,標準明示規定了形成文件的程序,不等于就不能用了,而應根據自身情況確定。可以增加所需的程序文件,甚至不單獨編制程序文件,把其內容并入質量手冊之中。

  形成文件的程序由企業規劃,企業要制定多少程序文件由企業自行決定。程序文件的編制或修改原則上最好由責任部門負責進行,由編寫小組統一協調完善,必須采用過程方法對所要編寫的程序過程識別清楚,按過程的內容要求編制文件,以促進過程控制的連續性和有效性。

  ISO10012:2003標準文件要求中的作業文件。它主要包括兩大方面,即管理性文件(包括測量管理體系,形成程序文件之外的其他管理性文件如規定、辦法、準則、制度等,同時也包含行政性文件)和技術性文件(包括標準、技術條件、檢定規程、工藝規范、檢驗規范(準則)、圖紙、作業指導書、設備操作規范等),這類文件甚至還包括其他的如校準計劃、檢驗試驗計劃、過程圖、流程圖、合格供方名錄等具體的文件。

        指導書文件也應由責任部門負責編制,對已通過確認的企業原有技術性文件基本上是完全適用的,只需要補充修改管理性作業文件,并增加外來有關文件。按2003版ISO10012標準的思路,文件要簡化,首先要大力簡化程序文件,必要時可以納入手冊或作業指導書。

  在制定和修改上述文件的同時,要制定和修改記錄表格、格式,即體系文件中的第四類d類文件,主要是要確定記錄表格的項目、內容和形式,表格是一種文件,同樣要進行編號和審核批準,要建立記錄受控清單。

  在制定測量管理體系文件時,要采用系統方法和過程方法。如識別顧客的需求和期望,確定相應的質量目標和要求,明確機構、職責和權限,合理的配備資源,規定測量每個過程有效性的方法。整個過程也可以這樣思考:過程是否已被確定,過程的輸入、輸出、活動是什么,過程實施的目標是什么,實現目標有哪些活動,如何配置資源,如何進行監視,如何評價過程的有效性及實施持續改進。按這種思路編制文件可增強其針對性、可操作性和實用性,有利于實施和控制。

  4.如何編制測量管理體系文件的幾種方法

  (1)自上而下進行,即先編制手冊,然后編制程序文件和作業文件。這種方法先確定大綱、層層分解、系統性強、條理性強、相互接口好,但很費時間。
  (2)自下而上進行,即先完成作業文件,再編制程序文件和質量手冊。這種方法先打好基礎,然后歸納,逐級上升,同樣很費時間。
  (3)從中間向兩頭發展,即先制定程序文件,然后編制質量手冊,作業文件。此種方法目前已不可行。
  (4)實踐經驗表明,編制體系文件可分為兩個階段進行,即先制定質量目標、質量手冊和程序文件,這二者因為有密切的內在聯系,因此可同步進行。第二階段再編制作業指導文件和有關記錄表格。當然要結合企業的具體情況來確定,對已獲證企業體系文件如何完善個性,需要從最薄弱的環節入手。

  5.文件的審核、批準和發布

  文件編制完成后,應由計量管理部門組織進行統稿、進行文件編號、按統一格式打印文件,由最高管理者批準發布,由計量管理部門負責組織實施。有的企業考慮到體系文件的逐步完善,也可以發布作為“試行”,通過試運行后再作一次修改,最后進行正式發布。

 

 
 
 
 
 
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